Strategisches Prozessmanagement – einfach und effektiv

Rezensierung von Marc Opitz

Was erwartet den Leser?

Mit Ihrem Buch „Strategisches Prozessmanagement – einfach und effektiv” behandeln Inge Hanschke und Rainer Lorenz die Frage, wie Unternehmen eine große Vielzahl an Prozessen im Überblick behalten und prozessbezogene Projekte steuern können.

In der Ausgabe von 2012 sind auf über 200 Seiten Methoden, Definitionen und Beispiele zum strategischen Prozessmanagement gegeben. Mit dem strategischen Prozessmanagement fokussieren die Autoren auf die Planung, Steuerung und Kontrolle aller Geschäftsprozesse in der Gesamtheit. Dabei wird sowohl eine Abgrenzung zum operativen Prozessmanagement mit den Prozesslebenszyklus-Phasen hergestellt als auch zur Prozessmanagement-Organisation.

Ziele für das strategische Prozessmanagement sind u.a. Transparenz, Dokumentation, Projektunterstützung, Planung, Steuerung und Optimierung sowie Business-IT-Alignment.

Was hat mein Interesse geweckt?

Dass ein Prozessmanagement nicht allein auf die Modellierung von einzelnen Abläufen reduziert werden darf, sollte jedem Praktiker bekannt sein. Für ein nachhaltiges Prozessmanagement ist es wichtig, die gesamte Prozesslandschaft und die Zusammenhänge zwischen den Prozessen im Überblick zu halten. Hanschke und Lorenz stellen Instrumente vor, die aufeinander abgestimmt eingesetzt werden können. Diesen Ergebnistypen des strategischen Prozessmanagements werden im Buch viel Aufmerksamkeit gewidmet, z.B. das fachliche Referenzmodell, die Prozesslandkarte, das Swimlane-Diagramm, das Input-Activity-Output-Diagramm und die Prozess-Risiko-Matrix.

Im Abschnitt zum Geschäftsprozessmanagement-Reporting wird darauf eingegangen, wie die Performance und Entwicklung des Prozessmanagements als Ganzes erfolgen kann:

Die Geschäftsprozesstransparenz wird anhand der Input-Activity-Output-Diagramme abgeleitet. Die Transparenz je Modellelement kann bspw. nach „bekannt“, „teilweise bekannt“ und „nicht bekannt“ bewertet werden.

Die Geschäftsprozesskomplexität als Indikator leitet sich von der Anzahl der am Prozess beteiligten Organisationseinheiten intern/extern bzw. der Schnittstellen ab.

Der Geschäftsprozessstatus wird durch Multiplikation von Transparenz- und Komplexitätsmaß ermittelt. Ein bekannter, wenig komplexer Prozess erhält bspw. den Status grün und ein unbekannter, komplexer Prozess den Status rot.

Die Geschäftsprozesszuständigkeit wird sowohl hinsichtlich „Accountability“ (Verantwortlichkeit durch Process Owner) als auch „Responsibility“ (Zuständigkeit für die Durchführung von Prozessen) bewertet. Mit diesem Merkmal werden Lücken oder Inkonsistenzen in der Zuständigkeit dargestellt.

Das Geschäftsprozessrisikopotenzial wird durch ein Mapping der Unternehmensrisiken auf die Geschäftsprozesse inkl. Bewertung der Auswirkungen ermittelt.

Weitere Kennzahlen lassen sich aus den Dokumenten des Prozessmanagements ableiten.

Was bedeutet das für Unternehmen?

Das Prozessmanagement besteht nicht nur aus der Prozessmodellierung und nicht nur aus der Analyse, Design, Umsetzung und kontinuierlichen Verbesserung einzelner Prozesse. Mit der Tendenz, das strategische Prozessmanagement schlank zu halten und auf die nötigsten administrativen Aufgaben zu beschränken, vergeben Unternehmen Chancen. Der Nutzen eines professionell geführten, strategischen Prozessmanagements liegt in der hohen Transparenz, der Unterstützung komplexer Projekte, der besseren Abstimmung zwischen Business und IT sowie letztlich einer Verzahnung von Unternehmensstrategie und operativen Geschäftsprozessen.

Für diese mittel- bis langfristige Herangehensweise sind nicht nur geeignete Methoden wie die im Buch vorgestellten Ergebnistypen hilfreich, sondern auch eine Steuerung mittels Kennzahlen. Das Prozessmanagement wird dadurch Gegenstand des Reportings und nutzt die Prozessmanagement-Indikatoren, um sich auf den Reifegraden nach oben zu bewegen.

Fazit

Geschäftsprozessmanagement ganzheitlich betrachtet beinhaltet das Operative, das Strategische und das Organisatorische. Es verbindet die Unternehmensstrategie mit den operativen Prozessen und die Aufbauorganisation mit den Abläufen. Mit dieser Integrationsfunktion ist das Prozessmanagement ein zentrales Managementinstrument und unterstützt die nachhaltige Unternehmensentwicklung.

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