Performance Dashboards für unterschiedliche Führungsaufgaben

Rezenzierung von Marc Opitz

Was erwartet den Leser?

Kürzlich habe ich mir das Buch “Performance Dashboards – Measuring, Monitoring, and Managing your Business” in der zweiten Ausgabe von 2011 bestellt. Der Business-Intelligence-Spezialist Wayne W. Eckerson beschreibt auf über 300 Seiten, was Performance Dashboards sind und wie sie in Unternehmen erfolgreich eingesetzt werden.

Im ersten von drei Teilen baut der Autor ein Verständnis zu Performance Dashboards auf, indem er deren Funktionen sowie Nutzen erklärt und wie sich Unternehmen organisatorisch bzw. technisch gut darauf vorbereiten. Im zweiten Teil werden Einsatzfelder beschrieben und anhand von Praxisbeispielen konkretisiert. Im dritten Teil widmet sich Eckerson den kritischen Erfolgsfaktoren von Performance-Dashboard-Projekten.

Was hat mein Interesse geweckt?

Eckerson stellt gleich zu Beginn drei Funktionen von Dashboards vor.

  • Die Monitoring-Funktion dient der Überwachung von Prozessen mittels Messgrößen. Signale machen aufmerksam, wenn operative oder strategische Ziele nicht erreicht werden.
  • Die Analyse-Funktion unterstützt beim Auffinden von Schwachstellen, indem Daten in vielfältiger Hinsicht ausgewertet werden.
  • Die Management-Funktion fördert die Entscheidungsbildung in Organisationen, die Performance-Optimierung sowie generell die Ausrichtung auf strategische Ziele.

Ein Performance Dashboard kann alle drei Funktionen miteinander verbinden. Dazu kommen drei Datenschichten, nämlich die Vorgangsdaten, die mehrdimensionalen Merkmale sowie die grafische Aufbereitungsform. Allerdings gibt es drei verschiedene Typen von Performance Dashboards. Diese sind für Anwendergruppen gezielt ausgerichtete und entwickelte Lösungen.

  • Mittels Operational Dashboards werden Bearbeitungsvorgänge in Echtzeit überwacht und gesteuert. Sie unterstützen Sachbearbeiter und Service Agents im Tagesgeschäft, um Vorgänge pünktlich abzuschließen.
  • Tactical Dashboards unterstützen Führungskräfte bei der Überwachung von Prozessen und Projekten. Sie erlauben, Rückschlüsse aus der Datenanalyse zu ziehen und den Leistungsvergleich über verschiedene Organisationseinheiten hinweg.
  • Durch den Einsatz von Strategic Dashboards wird der Führungsprozess auf Managementebene unterstützt. Die hier eingesetzten Kennzahlen fördern die Kommunikation von strategischen Zielen und eine Rückschau, ob die Ziele eingehalten wurden.

Auf Seite 105 fasst Eckerson die wichtigsten Merkmale der drei Typen von Performance Dashboards tabellarisch zusammen:

 Operational Taktisch  Strategisch
Zweck  Vorgänge überwachen Prozesse optimieren  Strategie steuern
Umfang Operational Abteilung / Bereich Unternehmen
Anwender Mitarbeiter Manager Führung
Primäre Aktivität Handeln Analysieren Bewerten
Fokus Aktuell Vergangenheit Zukunft
Datenaktualisierung Im Tagesverlauf / Täglich Täglich / Wöchentlich Monatlich / Quartalsweise
Information Detailliert Detailliert / Aggregiert Aggregiert
Architektur Geschäftsanwendung Data Warehouse Excel / Data Mart
Messgrößen Leistungsfaktor Leistungsfaktor / Ergebnis Ergebnis
Sieht aus wie … Dashboard Kennzahlen- Portal Scorecard

Was bedeutet das für Unternehmen?

Die Unterscheidung von operativen, taktischen und strategischen Dashboards zeigt deutlich, dass es nicht die eine richtige Form der Kennzahlenvisualisierung gibt. Vielmehr ist genau zu schauen, welche Zielgruppen angesprochen werden und für welche Aufgabe sie die Unterstützung durch Dashboards benötigen.

Mit der Identifikation der Zielgruppen leiten sich auch Anforderungen hinsichtlich der Aktualität der Daten ab. Während das Monitoring der operativen Vorgänge quasi Echtzeitdaten voraussetzt, können Analysen der Prozessdaten auch auf wöchentlicher Basis durchgeführt werden. Für die Geschäftsführung genügen in der Regel aussagekräftige Monatswerte, denn zu viele Daten können den Blick auf die wichtigen, strategischen Leistungskennzahlen beeinträchtigen. Parallel zum Zeitfaktor nimmt auch die Aggregation von Daten bei taktischen und strategischen Dashboards zu.

Die Herausforderung wird sein, dass in Unternehmen keine Insellösungen entstehen, die jeweils ihre eigene Form der Steuerung mittels Kennzahlen durchsetzt. Eckerson nennt ja explizit verschiedene Architekturen, nämlich das Monitoring in den Kern-Geschäftsanwendungen, die Analyse mittels Data Warehouse und für den Strategieprozess die Nutzung von Data Marts bzw. Excel. Dass Excel tatsächlich als Option erwähnt ist, bestätigt meines Erachtens seine Beliebtheit in der Praxis sowie auch die enorme Flexibilität bei der Zusammenführung und Aufbereitung von Daten.

Fazit

In Reporting-Projekten sollten erst die Zielgruppen für Dashboards identifiziert werden. Danach können Steuerungsaufgaben abgeleitet und Anforderungen ermittelt werden. Erst dann wird begonnen, technische Lösungen auszuwählen und umzusetzen.

Prozess-orientiertes Reporting

Dr. Marc Opitz

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