Mit betrieblichen Kennzahlen steuern

An Daten über das Geschäft mangelt es in den heutigen Organisationen häufig nicht mehr. Aus den Geschäftsanwendungen lassen sich sämtliche Vorgangs- und Stammdaten herauslocken. Die Kunst liegt vielmehr darin, relevante Informationen zu erhalten, die das eigene Handeln unterstützen.

Gestaltungsfelder des Berichtswesens

Das Berichtswesen auf einzelne Excel-Auswertungen zu reduzieren, greift zu kurz. Auch führt eine leistungsfähige technologische Lösung nicht automatisch zum Erfolg.

Für ein wirksames und nachhaltiges Berichtswesen sind mehrere Gestaltungsaspekte zu beachten. Ausgangspunkt sind die Adressaten und ihr Informationsbedarf. Technologie, Fachbezug und eine schlüssige Kennzahlenstruktur sind miteinander zu verbinden.

Letztlich sollen die bereitgestellten Kennzahlen, Diagramme und Ampeln dazu führen, dass die Entscheider gut informiert sind. Aus dem Berichtswesen leiten sich Entscheidungen und Handlungen ab, die zur Unternehmensentwicklung beitragen.

Konzept für Kennzahlensysteme

Um aussagekräftige Kennzahlen vollständig abzuleiten, empfiehlt sich die Betrachtung der Services. Services sind interne oder externe betriebliche Leistungen. Sie stellen den Bezug zur Organisation und den Geschäftsprozessen her.

Kennzahlendimensionen

Ausgehend vom Service-Modell ist es nur ein kleiner Schritt zu Kennzahlen, die sich einzelnen Dimensionen zuordnen lassen:

• Menge: Zugänge, Abgänge, Bestände, Kapazitäten
• Zeit: Durchlaufzeiten, Altersstrukturen
• Qualität: Fehlerquoten, Fristeinhaltung, SLA-Erfüllung
• Kosten: Stückkosten, Prozesskosten

Diagrammtypen

In der Regel genügen typische Schaubilder wie Balken-, Säulen-, Kreis- und Liniendiagramme. Mittels Design-Richtlinien werden Darstellungen im Berichtswesen standardisiert. Dadurch wird nicht nur der Entwicklungs- und Pflegeaufwand deutlich reduziert. Auch der Adressat findet sich schneller zurecht, wenn er Diagramme im gewohnten Layout betrachtet. Zur weiteren Unterstützung der Lesbarkeit sind Farben und Kontraste festzulegen sowie Diagramme möglichst einfach zu gestalten.

Technische Lösung

Eine einfache Reporting-Lösung kann mit dem Standardwerkzeug Excel umgesetzt werden. Mittels Makro-Programmierung (VBA) erreichen Sie einen höheren Grad der Automatisierung. Bei großen Datenmengen kommen häufig auch Business-Intelligence-Anwendungen zum Einsatz.

Fachübergreifende Projektarbeit

Das Berichtswesen in eine neue Form zu bringen, ist eine fachübergreifende Aufgabe. Dies wird in der Regel in einem Projekt umgesetzt. Voraussetzungen sind ein spürbarer Handlungsbedarf, verfügbare Projektressourcen und die Unterstützung der Führungskräfte.

Kontinuierliche Geschäftssteuerung

Das Projekt erfolgreich umzusetzen ist eine Sache, die Nutzung der Berichte im laufenden Geschäft eine andere. Durch mehr Transparenz, zeitnahe Berichte und aussagekräftige Kennzahlen wird letztlich die operative Geschäftssteuerung verbessert. Bei Signalen aus dem Reporting wie gelbe oder rote Ampeln sind Maßnahmen zu benennen und durch die verantwortlichen Personen einzuleiten.

Hand in Hand mit Prozessmanagement

Greifen operative Aktivitäten zu kurz, bietet es sich an, die Prozesse näher zu beleuchten. Hier ist das Bindeglied zum Prozessmanagement zu sehen. Berichtswesen und Prozessmanagement gehen Hand in Hand und schaffen die Voraussetzungen für eine kontinuierliche und nachhaltige Geschäftsentwicklung.

Unsere Leistungen für Reporting-Projekte

Anforderung: Häufig steht am Anfang ein Gefühl, dass zu einem Thema mehr Transparenz benötigt wird. Wir fragen genauer nach und klären die Anforderungen und den Nutzen dahinter. Zusätzlich wird ein Projektplan erstellt, wie der neue Report umgesetzt werden kann.

Entwicklung: Alle Reports stehen und fallen mit gehaltvollen und qualitativ einwandfreien Daten. Die erforderlichen Daten werden mittels Abfragen im BI-Report eingebunden. Sie können näher geprüft und in ihren Zusammenhängen modelliert werden. Darauf aufbauend werden Kennzahlen berechnet, und visualisiert. Ein überzeugendes und standardisiertes Design und Daten-Filter runden die Darstellung der Reports bzw. Dashboards ab. Am Ende der Entwicklung stehen Tests und Optimierungen an, bevor der Go-Live für die Endanwender stattfindet.

Maßnahmen: Die wichtigsten Kennzahlen sind als Key Performance Indicators (KPI) angelegt. Sie haben Zielwerte, gegen die die Istwerte abgeglichen werden. So können „Ampelschaltungen“ umgesetzt werden, die Signale bei Problemen geben. In einem definierten Prozess bilden diese Signale den Auslöser, um Optimierungsmaßnahmen festzulegen. Diese werden so lange vorrangig überwacht, bis sich die Kennzahl wieder im gewünschten Bereich einpendelt.

Transfer: Zum Ende des Reporting-Projekts wird eine Dokumentation angelegt und die Übergabe in den Betrieb geplant. Die zukünftigen Administratoren und Entwickler erhalten Kenntnis von den wesentlichen Bausteinen des Reportings, so dass sie das Projekt nachvollziehen und eigenständig fortführen können.